株式会社日本海洋科学の経営企画グループITチームで、Microsoft 365に対応したActive! gate SSの導入に携わってきた湯本玲子氏は、その経緯を次のように振り返ります。 「海事分野のコンサルタント事業を展開している関係で、お取引先の中には官公庁なども多く、Microsoft 365を導入した当初は、各自がExcelなどのOffice系ファイルにパスワードを設定して、添付ファイルとパスワードを2つのメールに分けてお客様に送信するようにしていました。しかし、個別の暗号化には課題がありました。例えば、一つ一つのファイルごとにパスワードを登録する必要があるため、機密情報を頻繁にやり取りする社員の中には、その管理が負担になっていました。また、個人に委ねる運用では、ミスが発生する心配もありました。」

同グループでITチームをまとめているチーム長の楳田英史氏も、当時の課題について補足します。「当社は、日本郵船グループの一社として、親会社の経営方針だけではなく、セキュリティ基準などにも対応しています。その一環として、セキュリティ対策の強化は、官公庁や大手企業から安心してお取引いただくための重要なミッションでした。」

ITチームが、Microsoft 365のメールで添付するファイルのセキュリティ対策の強化を検討しはじめた2016年当時、クラウドに対応している自動暗号化やメール誤送信防止ソリューションは限られていました。その経緯について、同チームの松本望氏はActive! gate SSに至るきっかけを次のように話します。「ITチームでは、端末やネットワーク機器の導入などを外部のITパートナー企業にお願いしていました。そのパートナー企業の担当者に相談したところ、Active! gate SSを推奨してもらいました。実際に使われていて、使い勝手もよく安全性も確かで、何より当時Microsoft 365のクラウドメールに対応しているクラウドサービスも少なかったので、その中で当チームで満足する機能をすべて提供していたのが、Active! gate SSでした。」実際の選定にあたっては、Active! gate SSの機能や性能を評価するために、ITチームではトライアル期間を設けて検証しました。

湯本氏は「トライアルは１ヶ月ほど実施しました。ITチームだけで検証するのではなく、各部署から試してもらえる方を選んで、実際のお客様とのやり取りに使ってもらいました。そして、操作で困ったり相手先から問い合わせがないかなど、使い勝手と利便性をヒアリングして、問題はないと判断して導入を決めました」と選定の理由を説明します。

Active! gate SSを導入した効果について、楳田氏は「利用者の立場として、誤送信防止が有効だと実感しています。お客様に送るメールの中には、送信ボタンをクリックしてから、表現を直したくなることがあります。そういうときに、保留でよかったと救われるケースがあります」と評します。

湯本氏も「送信メールの一時保留は5分に設定していますが、私も助かっています。例えば、ファイルを添付し忘れたときに、保留されていると送信をストップして送り直せるので安心です」と補足します。
さらに、松本氏は「大容量のファイルを送るときに、Webダウンロードが利用できるのは便利です。お客様によっては、Zip化されていたり、容量の大きな添付ファイルは受け付けてもらえないので、Webダウンロードに切り替えて対応できます」と語ります。
ITチームとしての運用面での効果について、湯本氏は「クオリティアのサポートの丁寧さには助かっています。当社では、海外とのメールも多いので、Active! gate SSの定型文を英語で伝えたいと相談したときに、日本語と英語を併記する方法を教えてもらい、とても重宝しています」と話します。