「生活に彩と豊かさを」をテーマに、集合住宅向け無料インターネットサービス「アイネット」や光コラボレーション事業などを展開する株式会社Ai.Connect。 同社は2009年に栃木県で創業し、大手住宅メーカーとの連携など、堅調に業務を拡大して現在は全国に６拠点を構え、日本全国で事業を展開しています。 同社の経営企画部では、Pマーク取得に伴うメールのプライバシー保護や、PPAP問題への対策、そして将来的なメール承認ワークフローも見据えて、Active! gate SS を採用しました。

Pマーク取得に求められた添付ファイルの暗号化対応

社長室 経営企画部
人事・総務課 部長代理
一楽 元氏

PPAP対策でActive! gate SSのWebダウンロードに注目

Pマークの取得後から数カ月を経た2020年の11月24日に、内閣府が内閣府及び内閣官房での添付ファイルZipパスワード付きファイルの廃止を発表しました。いわゆるPPAP問題を知った一楽氏は「代表も含めた6名の幹部で、PPAP問題にどう対処すべきか検討を開始しました。具体的には、社内のシステム担当者がPPAP対策になるソリューションをリサーチしました。その結果、クラウド型ファイル共有サービスやビジネス向けSNSなどの活用も検討しましたが、添付ファイルの自動暗号化やWebダウンロード対応機能を評価して、Active! gate SSを最終候補に選びました」と選定の経緯を話します。
Active! gate SSの採用にあたり一楽氏の部署および関係者でトライアルを実施しました。トライアルでの評価について「もっとも重視したのは、Gmailとの連携による自動化でした。現場の運用の負担を軽減し、Pマーク対応を遵守していくためにも、社員が意識しないで自動的に暗号化やWebダウンロード処理を行ってくれるかどうかが重要でした。その使い勝手をトライアルで評価して、正式な採用が決まりました」と一楽氏は説明します。

添付ファイルの自動化処理によりミスを予防し安全性が向上

社長室 経営企画部
人事・総務課
髙山 敦実氏

メール誤送信対策や承認メールでの活用も検討

Pマーク対応とPPAP対策をActive! gate SSで解決したAi.Connectの人事・総務課では、今後に向けた活用も検討しています。一楽氏は「現在は、メールの誤送信対策にGmailの送信遅延を利用していますが、Active! gate SSの誤送信防止機能を活用してセキュリティを強化できないか検討しています。また、将来的に業務が拡大して、社員や部門が増えてきたときには、Active! gate SSの上司承認機能を利用して、コンプライアンスの向上にも取り組みたいと考えています」と展望を語ります。
さらに、Active! gate SS以外のメール対策についても「Gmailでは、退職した社員のアカウントを削除してしまうと、そのメールボックスの内容も失われてしまいます。そのため、メールの監査を目的として現在は退職した社員のアカウントも、しばらくは継続して契約している状況にあります。この問題を解決するために、Googleアカウントに依存しないメールのアーカイブを検討しています。Active! gate SSでクオリティア製品の使い勝手の良さは実感したので、まさにGoogleアカウントに依存せずメールのアーカイブが取得できるActive! vault SSも今後検討していきたいと考えています」と話します。