1998年に設立された株式会社サイバーエージェントは、インターネット広告代理店のリーディングカンパニーとして市場を牽引し続けています。現在はメディア事業やゲーム事業も堅調な成長を達成していますが、2016年9月末時点での売上構成比では、インターネット広告事業が51%の割合を占めています。同社がグーグルのG Suite‒Gmailを導入したのは2014年でした。Gmailへの切り替えを担当してきた全社システム本部の粕谷昌男氏は、その背景を次のように説明します。

「以前のクラウド型メールシステムには、動作に課題があったため、外部のサービスで安定したGmailへの切り替えを検討することにしたのです。そして、以前から課題となっていたメールの誤送信対策にも乗り出しました。なぜなら、当社のインターネット広告事業本部からは、メールのセキュリティに対する強い要望があがっていたからです」メールの誤送信防止やセキュリティ対策の必要性について、インターネット広告事業本部経営管理部門の千葉朝良局長は、以下のように切り出します。

「我々のインターネット広告事業本部（以下、広告事業部）では、毎日、お客様に前日の広告配信で得られたインプレッションやクリックなどの成果情報をレポートにして、メールの添付ファイルとして送信しています。業務の中心がメールで、電話よりも頻繁にお客様との対応に使われています。それだけに、もしもメールの誤送信などが発生してしまうと、営業面でのトラブルにつながりかねません」

同社の広告事業部では、以前から社員にはメールの誤送信を行わないように、徹底した啓蒙や教育を行ってきました。それでも、年に数回は人的ミスが発生していました。

「もしも、A社に提出すべき広告関連のレポートが、他のB社やC社に間違って送信されてしまったら、それは取り返しのつかない失態となります。最悪の場合にはお取引の停止という経営的なリスクにつながる危険もあります。そこで、教育や啓蒙だけではなく、システムとしてメールの誤送信を防止するためのソリューションを導入できないかどうか、全社システム本部に検討してもらっていたのです」と千葉氏は誤送信防止の重要性を語ります。

「千葉からの話があって、最初に検討したのがメールに添付するファイルの誤送信対策でした。誤送信を防止するためには、メールに添付するファイルを暗号化すれば、事故を未然に防げると、考えたのです」と粕谷氏は選定の経緯を振り返ります。

レポートとして顧客に送信する添付ファイルの暗号化により、広告事業部の問題を解決できると考えた経緯について千葉氏は「仮に、もしもA社向けのレポートがB社に送信されてしまったとしても、その添付ファイルが暗号化されていて、パスワードがわからなければ、内容を読まれることはありません。それで、事故を未然に防げると考えました」と説明します。

通常のActive! gate SSによる添付ファイルの暗号化では、別のメールで自動生成されたパスワードを送信先に伝える仕組みになっています。しかし、同部では取引先ごとに専用のパスワードを配布することで、この問題を解決しました。

「お客様にとっても、毎日送信されてくる添付ファイルを開封するために、いつも異なるパスワードを調べて入力するのは、面倒な作業になります。それであれば、お客様ごとに専用のパスワードを用意させていただいて、それを固定的に運用することで、双方の利便性と安全性を両立できるのです」と千葉氏は補足します。

こうした運用面での対策を考案しながら、粕谷氏は複数あるクラウド型誤送信防止ソリューションの比較検討に取り組みました。粕谷氏は「検討の段階では、4～5社のサービスを検討しました。Gmailと連携する誤送信防止ができて、機能的にも充実していて、過去に大きなトラブルや障害などを発生させていない信頼できる開発元などの条件で選定し、最終的には過去に起きたトラブルもすべて公表しているActive! gate SSに焦点を絞ってトライアルを開始しました」と検討の経緯を説明します。

約1～2ヵ月のトライアル期間を経てActive! gate SSによるメールの誤送信防止がスタートしました。「現場へは2週間前に導入を告知して、導入後も特に問い合わせはなく、スムーズに運用を開始しました」と粕谷氏は話します。

その結果、約2年間を経過した現在でも「データが他社に流出する事故は0件です」と千葉氏は報告します。さらに「我々にとって、メールが止まってしまうと、まったく仕事にならないので、誤送信防止が安定して運用されていることも、大きな成果です。検討段階でも、Active! gate SSには過去に大きなトラブルが無い点を重視しましたが、安定性の面でも選んで正解だったと思います」と補足します。

広告事業部からのメールに関連したデータの流出事故が0件の理由には、Active! gate SSの性能に加えて、粕谷氏が営業の現場に即したポリシーをきめ細かく設計してきた成果もあります。それに加えて、新たなActive! gate SSに対する現場からの要望も出てきました。

「Active! gate SSの機能を知った営業の現場から『このお客様に送るメールは、ここを事前にチェックできないか』という要望があがってくるようになったのです」と粕谷氏はポリシーを部門ごとに個別に設計している理由を説明します。