エンターテイメントを提供する会社ならではのBcc変換の重要性

「すでに弊社にとっても、メールは連絡ツールとしてビジネスになくてはならないものになっており、夜間や休日などの障害対応や、個人が利用するPCに依存しているハードウェア故障などへの対応も、自社の限られたスタッフだけでサポートするのには限界を感じていました。どうしても、自社内にメールサーバーやスパムメールフィルターなどを設置して運用していると、メールの保存容量やスパムメールのフィルター対策なども煩雑になります。その上、もしも災害などが発生した際には、安定したメールサービスの運用が保証できなくなります」と加藤氏は同社にとってのメール運用の重要性について補足します。

吉本興業株式会社にとって、メールは社員同士が仕事のコミュニケーションに活用しているツールであると同時に、同社の主力となっているエンターテイメント事業に関係したイベントやキャンペーンなどの募集や案内をお客様やファンに送るための重要な通信手段となっていました。そうした業務におけるメール利用の課題と解決策について、加藤氏は次のように話します。

「イベントやキャンペーンに携わっているスタッフは、一度に複数の応募者や当選者にメールを送信することがあります。そんなときに、もしも間違って複数の応募者や当選者のメールアドレスをToやCcに誤って入れてしまって他人のメールアドレスが漏えいするような事故が発生しては、大変なことになります。そうした事故を未然に防ぐために、Microsoft Exchange Serverを利用していたときから、自動Bcc変換ツールを探していました。過去に一度、Active! gateを検討したのですが、その当時はBcc変換以外の機能を使う予定がなかったので、導入には至りませんでした。しかし、G Suiteの採用を決めた段階で、クラウドサービスで利用できる自動Bcc変換を探していたところ、Active! gate SSが最適だと判断したのです」

Active! gate SSは、クラウド型サービスなのでG Suiteと連携して、ToやCcを自動的にBccにする変換機能によって、「うっかりミス」によるメールの誤送信を防止します。Active! gate SSには、数多くの誤送信防止機能が備わっていますが、加藤氏はその中でも特にG Suiteと連携した自動Bcc強制変換に注目して採用を決めました。「例えば、若手の芸人さんをマネジメントしているスタッフの中には、数人で800人にオーディションや収録などの募集や案内のメールを配信しています。いまやメールが使えなければ、マネジメントなどの業務にも影響が出ます。それだけに、その安定した運用と自動Bcc強制変換による誤送信防止は、重要な業務課題となっているのです」と加藤氏はActive! gate SSを利用することの重要性を強調します。

メールの安全な保存を自動化するためにActive! vault SSを活用

「コンテンツ制作会社ならではの特長として、数MBの大きな動画などが一度に複数の人に添付ファイルとしてよく配信されます。そのため、個人のメールフォルダーの容量が、すぐに一杯になってしまう、という課題を抱えていました。この問題に対しては、これまで個別に対応してきたのですが、G Suiteになると一律25GBという制限が設けられてしまいます。そこで、安全にメールを保管するためにActive! vault SSの採用も決めたのです」と加藤氏はメールをアーカイブするためにActive! vault SSを採用した理由を語ります。

Active! vault SSは、クラウド型メールアーカイブサービスで、すぐに使えるだけではなく、利用期間を自由に選択でき、高品質なのに低価格である点が魅力です。G Suiteで送受信されたメールのアーカイブから、キーワード検索や配送情報の確認が可能で、かつウイルスやスパム対策などのサービスを提供しています。 「本来であれば、共有サーバーとかグループウェアなどを活用すると、大容量のコンテンツ共有も効率がいいのかもしれません。しかし現場のスタッフは、メールの利用に慣れているので、多くの業務をメールで処理しています。またG Suiteによって、モバイル環境からもアクセスできるようになれば、これまで以上にメールの活用が促進されるでしょう。それだけに、メールのデータを安全かつ手間をかけずに自動的にアーカイブできるActive! vault SSは、弊社にとって運用の負担を軽減してくれるコストパフォーマンスに優れたサービスなのです」と加藤氏はメールアーカイブサービスの必要性とサービス内容を評価します。コンテンツ制作がデジタル化されている現在、動画だけではなく制作途中の印刷用データやPDFファイルなど、数多くの大容量ファイルがメールに添付されてやり取りされているため、メールアーカイブの重要性は極めて高まっており、かつ大容量化が進み大きな課題となっていたのです。

「まだ使用している機能が限られてはいますが、安定稼働しているので、Active! vault SSの採用には非常に満足しています。加えて、アーカイブサービスに付帯して、無料で毎月のアーカイブデータが保存されたメディアが送られてくるのでデータの保全を図る事ができ、その面でも安心で満足しています。今後は、自社運用のメールアーカイブの停止を予定しているので、そのときには、さらなるコスト削減につながる予定です」と加藤氏は導入の効果について話します。 情報システム管理部では、Active! vault SSのサービスによって、トランスウエアから毎月送付されるアーカイブデータが保存されたメディアを鍵のかかるロッカーで安全に保管しています。

並行で運用してクラウド環境への自然な移行を推進していく

「2012年の8月から、G Suiteによるメールの運用を開始して、Active! gate SSとActive! vault SSによる自動Bcc強制変換やメールアーカイブのサービスを利用してきました。実はまだ、旧メール環境も使えるようにしていて、2013年の1月までは並行で運用していきます。Exchange Serverに保存されているメールをG Suiteに移行するべきかどうかは検討したのですが、そうなると25GBの容量がすぐに満杯になってしまうので、過去のデータは個人のPCに保存されているアーカイブを利用してもらい、新しいメールだけをG Suiteで利用してもらうことにしています」と加藤氏は新しいメール環境への移行に向けた取り組みを語ります。

株式会社よしもとアドミニストレーションの情報システム管理部には、加藤氏を含めて約6人のスタッフが常駐していますが、メールなどのインフラ関連の整備や運用管理に携わっているスタッフは限られています。運用管理のほかにも、Ustreamによる映像配信や最新のデジタルコンテンツ制作など、ITをメディアとして活用しているスタッフも多くいます。それだけに、業務のインフラを担うITは、できる限り少数精鋭で運用管理できるように、クラウドサービスの利活用が必須となっています。

「Active! gate SSとActive! vault SSの機能面に関しては、すでに提供されているもので満足しているので、これ以上に追加や強化を希望する機能は特にありません。それよりも、無いに越したことはないのですが、災害などが発生した際に、サービス自体が継続して運用できるような対策の拡充に期待しています。また、弊社の場合は、G Suiteを使用しておりますので、G Suiteの機能拡張などが発生した場合に、それらに追従していってもらいたいと期待しています」と加藤氏はメール誤送信防止サービスとメールアーカイブサービスに対する導入の成果と今後に向けた期待を述べています。

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