「みんな、笑顔になぁれ。」というコーポレートスローガンを掲げる千株式会社。未来ある子どもたちの笑顔を創るために、同社は保育業界の課題をITで解決し、子どもたちの心と身体を強く育む事業を推進しています。同社の情報システムグループでは、以前から運用していたGoogle Workspace対応のメール誤送信防止サービスの価格と機能に不満を抱いていたことから、Active! gate SSへの乗り換えを推進し、約60%のコスト削減と多機能で柔軟なメール誤送信対策を実現しました。

メール誤送信対策の見直しをきっかけにサービスの乗り換えを検討

千株式会社
ものづくり部／情報システムグループ
齋藤 真衣氏

柔軟な料金体系と将来性のある機能の豊富さに注目

旧サービスからの乗り換え対象にActive! gate SSを検討した理由について、齋藤氏は「サービス名は以前から知っていました。長い実績があり信頼もできると思ったので、Active! gate SSのトライアルを申し込みました。トライアル期間中は、旧サービスからの移行を円滑に進められるか、現場のスタッフが操作に戸惑ったりしないか、といった使い勝手の評価と、将来的に必要となる機能が十分に揃っているかを検証しました。それと併せて、当社の希望する契約数に対応できる料金体系についてもチェックしました」と説明します。

Active! gate SSはGoogle Workspace のユーザー数に関係なく、導入する企業が必要とするユーザー数の契約に対応しています。Active! gate SSの柔軟な料金体系について、齋藤氏は「必要ユーザー数に合わせた契約に切り替えるだけで、コストは大幅に削減できると考えていましたが、ユーザーあたりの価格も下がったので想定よりも安価になりました」と補足します。

移行の容易さ、現場が混乱しない使い勝手の良さ、そして実利用に即した柔軟な料金体系などが評価されて、Active! gate SSへの切り替えが決まりました。

通知を活用して現場でのスムーズな移行を実現

検証期間を経てActive! gate SSの切り替えを決定した情報システムグループでは、2024年6月から運用を開始しました。その効果について、齋藤氏は「旧サービスからActive! gate SSへの切り替えは、円滑に進みました。Active! gate SSでメールが保留されたり添付ファイルがWebダウンロード機能でURL化して送付されることを、社員が意識できるように通知メールで知らせるようになりました。そのおかげで、切り替え直後は情報システムサービスに問い合わせてくる人もいましたが、通知の内容を理解してもらえたことで、短期間で全社員が使いこなせるようになりました」と話します。

また「事業部によっては、個人のお客様にメールを送信する頻度が多いので、そういう部署では送信保留の時間を30分と他部署と比べて長く設定しています。まだ完全ではないですが、このように部署ごとのメール利用に合わせて、適切な誤送信防止や情報漏えい対策を設定するように心がけています」とメール誤送信防止への取り組みを説明します。

Active! gate SSへの乗り換えによって得られた成果について、齋藤氏は「100点満点です」と評価します。

TLS確認機能の活用も含めて事業に即した最適化を図っていく

今後に向けた取り組みについて、齋藤氏は「撮影先でスマートフォンなどからメールを利用する機会の多い撮影スタッフなどからは、URL形式で送られてくるとファイルを取得できない、といった問い合わせが寄せられているので、TLS確認機能（＊1）を活用しスマートフォンでも見やすい状態で送るようにするなど、受信者の利用環境に合わせた柔軟な対応を考えています」と直近の対策に触れ、「それから、送信保留の時間やTLS確認機能の利用も含めて、メールを利用している事業部門ごとに最適化された運用ポリシーをきめ細かく設定していく計画です。

当社では、毎年のように新しい事業が立ち上がっているので、提供するサービスの内容によって、メールに求められる防止策にも違いが出てきます。一律のポリシーでは、利便性を損ねたり、反対に漏えい対策が不十分になる心配もあります。そこで、事業部ごとの運用実態に最適なポリシーをきめ細かく設定して、利便性と安全性の両立を図っていきます」と展望を語ります。

（*1） 受信メールサーバーがTLS対応しているかを確認し、暗号化された通信経路に対しては添付ファイルにパスワードをかけずに送ることもできる機能